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Conservar Los Documentos Correctos Hace La Presentación Tus Taxes Sea Más Fácil

Enviado por en octubre 13, 2014 – 11:07 am | 1.447 views
H&R-block

Por: H&R Block

Conservar Los Documentos Correctos Hace Que La Presentación Precisa de Tus Taxes Sea Más Fácil

La temporada de impuestos trae consigo una marea de documentos: W-2, 1099, recibos, Formulario 1040 y muchos más. Uno de nuestros expertos en impuestos de H&R Block explica por qué debes conservar tus documentos, y durante cuánto tiempo.

En un esfuerzo ecológico, reciclar el papel de esos viejos y polvorientos archivos podría parecer atractivo, pero hay algunos motivos por los cuales arrojar a la basura esa vieja caja de zapatos con recibos y comprobantes de impuestos no es la solución ideal.

Ahorra tiempo cuando prepares tus taxes llevando buenos archivos contables.

Llevar registros te ayudará a hacer un seguimiento de tus gastos deducibles, a preparar tus declaraciones de impuestos y respaldar partidas que informes en tus declaraciones. Si tienes tu propio negocio o tienes un pasatiempo que genera ingresos, llevar buenos registros también te ayudará a monitorear el progreso de tu negocio y a preparar tus estados de cuenta financieros.

Debes conservar tus archivos durante muchos años luego de presentar tu declaración ya que la ley lo requiere.

Los archivos tales como recibos, cheques cancelados y comprobantes de ingresos o una deducción que aparezca en la declaración de impuestos deben mantenerse al menos hasta que venza el estatuto de limitaciones para esa declaración de impuestos. El IRS puede auditar e imponer impuestos adicionales sobre tu declaración o al menos pedir una justificación adicional durante tres años a partir de la fecha de presentación de la declaración. Entonces, por ejemplo, si presentaste tu declaración de taxes de 2013 el 1 de febrero de 2014, debes conservar la declaración y los documentos de respaldo para esa declaración hasta por lo menos el 15 de abril de 2017. Pero de todos modos no hay estatuto de limitaciones en el caso de que una declaración sea falsa, fraudulenta o nunca haya sido efectivamente presentada.

El estatuto de limitaciones por presentar una reclamación de crédito o reembolso es generalmente tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o dos años desde la fecha en que se pagaron los impuestos, la fecha que sea posterior. Por lo tanto, llevar tus archivos podría ayudarte a volver a revisar tus declaraciones de impuestos de años anteriores para ver si te quedó dinero sin reclamar por haber omitido un crédito o una deducción de impuestos.

Los empleadores tienen como exigencia un año adicional en cuanto al requisito del plazo para conservar los archivos. Deben conservar todos los archivos de impuestos sobre su trabajo durante al menos cuatro años después de que el impuesto vence o es pagado, lo que ocurra en último lugar.

Algunos archivos o registros deben conservarse indefinidamente, como las tasaciones y el precio de compra de un bien, dado que puede ser necesario para demostrar la base con el fin de determinar el monto de ganancia o pérdida en caso que se venda, se ponga a servicio de una actividad, o de un negocio en un futuro. Y recuerda, un bien no es solamente un terreno o un edificio, incluye inventario, equipos de oficina y otros activos.

Llevar registros recae enteramente en ti y es tu responsabilidad.

He escuchado una y otra vez a personas decirme que su “gente” conserva toda la información archivada, sólo para enterarse años después de que esa “gente” se ha jubilado, mudado, no contesta el teléfono, o ha cerrado su negocio. No permitas que esto te suceda a ti. Es más seguro creer que tu “gente” ha conservado sus propios registros de impuestos y no se preocupó demasiado por los tuyos.

Además, el IRS no puede ser tu archivero personal. Gran parte de los comprobantes que necesitas para demostrar un crédito o una deducción de impuestos en realidad no se presentan con la declaración, pero de todos modos es necesario conservarlos. Además, el IRS está obligado por ley a destruir la mayoría de los formularios en el transcurso de cierto período. Generalmente hay copias de los Formularios 1040, 1040A y 1040EZ disponibles sólo durante siete años a partir de la presentación, luego se las destruye.

Pero incluso dentro de ese período de siete años, obtener una copia de estos formularios puede ser costoso y consumir mucho tiempo. Si necesitas una copia exacta de una declaración previamente presentada y procesada y/o de sus documentos adjuntos (como el tan importante Formulario W-2), debes completar el Formulario 4506, Request for Copy of Tax Return (Solicitud de copia de declaración de impuestos) y enviarlo a la dirección del IRS que figura en las instrucciones junto con un cargo de $50 por cada año fiscal solicitado. El procesamiento de la solicitud puede demorar hasta 75 días calendario, por cada año.

Cuando te enfrentas a una carta del IRS que te da 30 días para responder, será mejor que creas que no habrá tiempo suficiente. Pero, ¿eso significa que realmente debes conservar todos los documentos en archivos impresos? De ninguna manera, después de todo estamos en 2014.

Muestra claramente tus ingresos y gastos eligiendo un sistema de mantenimiento de registros.

El IRS publicó los Procedimientos revisados 97–22, que explican cómo en muchas situaciones, guardar registros electrónicos en un sistema en el cual puedes imprimir registros escaneados podría ser adecuado. Lo más importante acerca del uso de cualquiera de estos sistemas es aprender cómo usarlos y luego ser organizados y constantes. El IRS requerirá que puedas recuperar y presentar documentación específica para permitir un crédito o una deducción de impuestos que tomaste sobre ingresos imponibles dentro de un período limitado.

Para más información sobre cómo manejar tus finanzas y taxes, visite blogs.hrblock.com

Verónica Reyes, Profesional de Impuestos, H&R Block, Pearland, Texas

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